Wenn ab 1.1.2017 die Umsätze in digitaler Form als Einzelaufzeichnungen geführt werden müssen, dann muss das nicht zwingend über die Datenspeicherung eines externen Dienstleisters erfolgen. Auch das INSIKA-Verfahren muss nicht angewendet werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer seiner Einzelaufzeichnungspflicht nachkommt.
Dies kann beispielsweise über ein Kassensystem erfolgen, von denen bereits einige im Markt angeboten werden, beispielsweise Reka-Mobil oder die e-Pos Taxi Kassenlösung. Bei letzteres handelt es sich um eine Android-App des Hamburger Unternehmens PayCo, mit der die lückenlose Einzelaufzeichnung aller Fahrten gemäß BMF Schreiben vom 26.11.2010 gewährleistet wird und in die auch eine Online-Kartenzahlung optional integriert werden kann. Die e-POS Anwendung kann nur gestartet werden, wenn sich der Fahrer mit seiner Fahrernummer anmeldet. Im Hintergrund werden dann die GPS Daten alle 150 Meter übertragen und im Fahrtenbuch optional hinterlegt.
Ein Bezahlvorgang wird durch die Auswahl „Bar“ / „Kartenzahlung“ durch den Fahrer ausgelöst. Dann wird der Mehrwertsteuersatz abgefragt. Zusätzlich kann dann noch ein Text oder eine Telefonnummer erfasst werden. Diese Information wird später auf der Quittung gedruckt.
Bei einer Kartenzahlung über den Drucker wird dieser jetzt aufgerufen. Die Karte wird gelesen und online autorisiert. Auch bei einer Barzahlung wird der Datensatz zur Zentrale geschickt. Dort wird die Quittung erstellt, archiviert und an die Kasse geschickt. Die Quittungen sind pro Kasse durchgehend nummeriert.
Am Schichtende wird ein Kassenjournal mit Einzelposten gedruckt und die Kasse wird geschlossen. Die Kassenumsätze stehen in einem eP-Fleet Account (Cloud) pro Fahrzeug zur Bearbeitung von Fehlbuchungen zur Verfügung. Der Kassenbericht weist nur die Erlöse aus und wird pro Monat in Ihre Buchhaltung übernommen. Die laufenden Kosten liegen bei 5 Euro pro Fahrzeug und Monat.
Um Daten manipulationssicher direkt aus dem Taxameter zu speichern, bietet Payco eine „Crypto-Safe-Box“ an. Diese muss an die Druckerschnittstelle des Taxameters angeschlossen werden. Die Fahrdatensätze aus dem Taxameter werden unveränderbar mit dem Kassenvorgang archiviert. jh
