Der Jahreswechsel 2025/26 rückt näher und immer mehr Taxi- und Mietwagenunternehmen stellen nun auf TSE-taugliche Systeme in ihren Betrieben um. Allerdings gibt es parallel auch immer wieder ein großer Informationswirrwarr, was denn nun eigentlich wo und wie gesetzlich vorgeschrieben ist. Taxi Times ordnet die aktuellen Vorgaben und Vorschriften ein.
Erst kürzlich kam es in der Whats-App-Gruppe „Eine Stimme für das Taxi“ unter den Premium-Abonnenten zu einer Diskussion. „Müssen Krankenfahrten, die über einen extra Rahmenvertrag mit eigenen Entgelten berechnet werden, auch TSE signiert werden, obwohl der Taxameter gar nicht eingeschaltet wird“, wollte ein Leser wissen.
Darauf antwortete ein weiterer Abonnent, dass in seinem Betrieb die Taxiuhren für diese Fahrten eine Tarifstufe Pauschalfahrten hätten, um die besetzten Fahrten korrekt von den Leerfahrten zu trennen (wohl dem, der solche Pauschaltarife bei Krankenfahrten hat…). In der darauffolgenden Diskussion, an der sich zahlreiche Gruppenmitglieder beteiligt haben, haben sich dann auch viele Details vermischt. Während die einen darüber sprachen, dass Pauschaltarife in den Taxameter eingeben werden (und damit dann künftig auch von der dort integrierten TSE aufgezeichnet werden), diskutierten andere darüber, ob ein Taxameter nun eine Kasse oder ein Messinstrument ist.
Die nachfolgenden Absätze sollen die in der Diskussion verwendeten Begriffe und Erläuterungen entsprechend erklären: Fangen wir bei der TSE-Pflicht an: Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung, welche vorliegende Datensätze mit einer Signatur versieht, die danach unveränderbar erhalten bleibt. Sollen dann im Nachhinein noch Korrekturen vorgenommen werden, dann wird diese Korrektur als solche im Datensatz erkennbar sein, und parallel bleiben die Ursprungsdaten ebenfalls erhalten. Wer einen Taxameter oder Wegstreckenzähler zur Fahrpreisermittlung einsetzt bzw. einsetzen muss, muss spätestens zum kommenden Jahreswechsel dazu ein Gerät einsetzen, welches die ermittelten oder auch eingegebenen Daten digital speichert und unveränderbar signiert.
Neben dem Taxameter oder Wegstreckenzähler können solche „Einnahmeursprungsaufzeichnungen“ auch über andere geeignete Systeme digital gespeichert werden, solange auch dort die Daten unveränderbar durch eine TSE signiert werden. Dies können beispielsweise auch Vermittlungsprogramme sein. Wer seine Daten also nicht ausschließlich über den Taxameter signieren will, muss ein zweites geschlossenes System mit entsprechender Hardware installieren, oder er kann alle vorliegenden Daten in Echtzeit in eine Cloud schicken und dort gemeinsam signieren lassen. Ob virtuell in der Cloud oder faktisch im Taxameter signiert werden soll, ist die Entscheidung des Unternehmens.
All diese Dinge sind in der jeweils aktuellen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt, und hier sind auch dezidiert alle möglichen Ausnahmen zur Aufzeichnungspflicht aufgeführt. Ausnahmen, die hier nicht aufgeführt sind, sind im Umkehrschluss auch nicht faktenbasiert und werden im Prüfungsfall zu schmerzhaften Hinzuschätzungen führen. Mögliche Lieferprobleme von Herstellen oder Engpässe bei den technischen Servicebetrieben sind hier übrigens definitiv nicht als Ausnahme aufgeführt. Aktuell ist noch ein Referentenentwurf zu einer Änderungsverordnung der aktuellen KassenSichV in der Pipeline – hierzu später mehr.
Die Frage, was denn genau aufzuzeichnen ist, ist hingegen nicht in der KassenSichV geregelt, Dazu muss man sich den Abgabenordnung-Anwendungserlass (AEAO) vornehmen. Die aktuelle AEAO wurde 2024 veröffentlicht. Hier ist geregelt, dass Taxi- und Mietwagenunternehmen schon jetzt einer Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen, nach der jede Fahrt bzw. jeder Vorgang einzeln aufzuzeichnen ist und den Anforderungen ordnungsgemäßer … Aufbewahrung in elektronischer Form gerecht werden muss. Der Zwang zur Digitalisierung ergibt sich im Übrigen auch daraus, dass TSE-fähige Taxameter und Wegstreckenzähler digital aufzeichnen können, und das Unternehmen dann auch verpflichtet ist, diese Daten digital verfügbar zu halten.
Zitat aus der AEAO: „Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß droht eine Hinzuschätzung oder – in Fällen grober Verstöße gegen die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit – eine Vollschätzung. Das bedeutet, der Betriebsprüfer setzt die Umsätze höher an, als sie in der Buchführung aufgezeichnet waren. Das hat Steuernachzahlungen zur Folge. Was zu beachten ist, wenn das Unternehmen ein Taxi- oder Mietwagenunternehmen ist, stellt das BMF-Schreiben umfassend dar.“ Im Umkehrschluss bedeutet auch diese Formulierung, dass in der AEAO alles zum Thema der Aufzeichnungspflichten für Taxi- und Mietwagenunternehmen geregelt ist. Was hier also nicht beschrieben ist, ist nicht faktenbasiert und somit wertlos.
Natürlich haben die Taxameterhersteller sowohl die KassenSichV als auch die AEAO im Detail studiert und versucht, deren Regelungen, wo dies in ihrer Macht lag, detailliert umzusetzen. Nichtsdestotrotz ist letztlich der Unternehmer dafür verantwortlich, dass alle diesbezüglichen Regelungen eingehalten werden. Wissenswert dazu ist sicherlich, dass das Finanzamt inzwischen auch erwartet, dass ihm die prüfungsrelevanten Daten online zur Verfügung gestellt werden und die Prüfenden die Prüfung auch ohne Hausbesuch durchführen können. Mit einem Stick oder einem externen Rechner, der über die Daten verfügen würde, braucht ihnen also niemand mehr zu kommen, zumal auch das Datenformat, DS-FinV-TW genannt, in dem die Daten verfügbar gemacht werden müssen, exakt vorbestimmt ist.
Die gute Nachricht: Kein Unternehmen muss sich mit den Details der KassenSichV auseinanderzusetzen, da deren Regelungen von den Geräteherstellern umgesetzt wurden. Hier müssen sich die Unternehmen zunächst nur darum kümmern, dass sie zum Jahreswechsel über aktuelle Systeme verfügen, die zuverlässig TSE-tauglich sind. jetzt kommt die schlechte Nachricht: Anders sieht es dagegen mit der AEAO aus, denn kein Gerätehersteller kann für das Unternehmen sicherstellen, dass dieses auch alle Aufträge ordentlich aufzeichnet und speichert.
Ein verantwortungsbewusster Taxiunternehmer wird also, wenn er keinen Ärger mit dem Betriebsprüfer bekommen will, die AEAO des Finanzministeriums studieren müssen. Erleichternd wollen wir an dieser Stelle auf die diesbezügliche Veröffentlichung des Landesverbandes Bayerischer Taxi- und Mietwagenunternehmen (LVBTM) verwiesen, die die Regelungen der AEAO dankenswerterweise schon 2024 auf eine verständliche Form reduziert hat.
Taxi Times bittet um Verständnis für den Hinweis, dass diese Meldung keine Rechtsberatung ersetzen kann. Der Tipp eines Lesers während der Diskussion in der Whats-App-Gruppe kann aber getrost beherzigt werden: „Um sich zeitraubende und letztlich sinnfreie Diskussionen zu ersparen seht zu, dass ihr, wenn noch nicht in euren Tarifen vorgesehen, die Möglichkeit von Pauschalen einarbeitet.“
Und ein weiterer Taxi-Times-Premium-Abonnent hat dann noch „das Ergebnis einer lückenlosen Disposition“ gepostet: Den Bescheid nach einer Betriebsprüfung, der ohne Beanstandungen geblieben ist. rw
Hinweis in eigener Sache: Taxi Times berichtet seit mehreren Jahren über das Thema TSE. Zu finden sind all diese Beiträge unter diesem Link.
In der im April 2025 erschienenen Print-Ausgabe 2. Quartal 2025 der Taxi Times werden zudem weitere Fragen beantwortet, unter anderem, welche Bußgelder zu erwarten sind. Diese Ausgabe kann als Einzelheft bestellt werden.
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Grafik: LVBTM / Remmer Witte
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