Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland die neue elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze annehmen, verarbeiten und archivieren können. Auch Kleinstbetriebe sind nicht ausgenommen.
Ist Ihr Betrieb schon dazu in der Lage? Oder ist das Thema auch für Sie neu? Über einen Post in der Whatsapp-Gruppe „Eine Stimme für das Taxi“ (exklusiv für Taxi Times-Premium-Abonnementen) fiel auf, dass nicht nur bei vielen Lesern ganz erhebliche Wissenslücken zum Thema der E-Rechnung vorlagen – auch bei der Taxi-Times-Redaktion bestand Nachholbedarf. Nichts desto trotz werden viele Unternehmen schon ab kommendem Januar ihre Rechnungen in einem Format versenden, welches derzeit ein Großteil der Empfänger noch gar nicht lesen kann. Januar 2025 ist aus betrieblicher Sicht sozusagen übermorgen, es besteht also dringender Handlungsbedarf für alle Gewerbetreibenden.
Zunächst sind hier die Begrifflichkeiten zu klären: Die „neue“ elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische Verarbeitung beim Empfänger ermöglicht. Das bedeutet jedoch, dass eine in Word erstellte und beispielsweise in ein PDF-Format oder JPEG-Format umgewandelte Rechnung keine elektronische Rechnung nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU mehr ist. Die Richtlinie der Europäischen Union definiert die elektronische Rechnung als standardisierte, maschinenlesbare Rechnung, die automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Unternehmen versenden somit in Zukunft Rechnungen einfach nur noch als Datensätze, beispielsweise in den teilweise schon bekannten Formaten XRechnung, ZUGFeRD oder EDI (Electronic Data Interchange).
B2B ist die Abkürzung für Business-to-Business und lässt sich mit „von Firma zu Firma“ übersetzen. Hier werden Leistungen und Produkte also von einem Unternehmen an ein anderes verkauft. Unternehmen, die sich hingegen mit ihrem Angebot an private Endverbraucher*innen wenden, setzen auf einen sogenannten B2C-Ansatz, was Business-to-Customer bedeutet, also Firma zum Verbraucher.
Die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Unternehmen jeder Größe und Rechtsform, egal wie viel Umsatz oder wie viele Mitarbeiter. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen sich ebenso auf die Umstellung vorbereiten wie größere Unternehmen.
Wer also Rechnungen von gewerblichen Lieferanten empfängt – und das tut natürlich mehr oder weniger jeder Gewerbetreibende gelegentlich –, der muss ab Januar 2025 über eine Software verfügen, die ihn in die Lage versetzt, elektronische Rechnungen überhaupt erst mal zu lesen, denn ohne eine Softwareanwendung wird zukünftig nicht viel zu erkennen sein, und bezahlt werden muss natürlich trotzdem. Die Autohersteller werden dabei wahrscheinlich zu den ersten gehören, die gewerblichen Kunden nur noch E-Rechnungen zusenden. Insofern sollte sich wirklich niemand, der gewerblich aktiv ist, der Illusion hingegeben, dass er um diese Investition von Zeit und Geld herumkommt.
Wer dagegen Rechnungen an gewerbliche Kunden versendet, darf immerhin noch bis Ende 2026 Rechnungen in den bisher bekannten Formaten versenden. Wer einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro erzielt, hat noch ein Jahr mehr Zeit. Jedoch ist für den Versand nicht standardisierter elektronischer Rechnungen wie beispielsweise PDF-Dateien wie auch schon bisher die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Ab 2027 wird aber auch dies dann nur noch eingeschränkt möglich sein.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft jedoch nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen im B2B stellen. Lediglich Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen dann weiterhin als „sonstige Rechnungen“ beispielsweise auch noch in Papierform übermittelt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Neben Annahme und Empfang der E-Rechnung ist selbstverständlich zu klären, wie diese Datensätze im Unternehmen gespeichert werden sollen, auch um für kommende Prüfungen zur Verfügung zu stehen. Hier ergibt sich eine weitere Baustelle vor allem für diejenigen, die bisher wenig mit der Digitalisierung am Hut hatten.
Die Regelungen für die neue E-Rechnung haben übrigens nichts damit zu tun, in welchem Gewerbe ein Betrieb aktiv ist, ob Taxi oder Autoproduktion, ob ebay-Power-Seller oder Restaurantbetreiber. Sie gelten absolut branchenübergreifend, hier sind alle gleich. Und sie haben auch nichts mit der unter anderem für das Taxigewerbe verpflichtenden Speicherung der digitalen Einnahmeursprungsaufzeichnungen zu tun, wie es im Whatsapp-Chat der Taxi-Times-Abonnementen diskutiert wurde. Ziel ist eine zukünftige europäisch harmonisierte Buchhaltung, die sich vollständig online ohne Hausbesuche prüfen lässt.
Da es für die verschiedenen Unternehmensgrößen natürlich die verschiedensten Software-Angebote gibt, und da die Aufgabe, eine E-Rechnung einzulesen, auch nur wenig mit der Branche zu tun hat, in welcher Absender oder Empfänger aktiv sind, kann in dieser Meldung nicht auf die vielfältigen Angebote eingegangen werden, die es Unternehmen zukünftig ermöglichen sollen, ihren neuen Pflichten nachzukommen. Auch enthalten die hier veröffentlichten Informationen und Auskünfte, die vielfach einer Veröffentlichung der IHK entnommen wurden, nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann keine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit übernommen werden, und sie können daher auch keine individuelle Beratung, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, ersetzen. rw
Beitragsbild: IHK.de; Bearbeitung: Remmer Witte
