Wie die Bürokratie die „Sofortmeldung“ zur Farce macht

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Eigentlich soll die Sofortmeldung eines neuen Mitarbeiters sicherstellen, dass dieser ab seinem ersten Arbeitstag bei der Sozialversicherung angemeldet ist. Doch seit einer Veränderung im staatlich vorgeschriebenen Online-Meldeportal ist die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters nicht mehr „sofort“ möglich. Diese Farce öffnet Tür und Tor für eine unkontrollierbare Schwarzarbeit und zwingt die Ehrlichen im Falle einer Zoll-Kontrolle zu einer unverschuldeten Bußgeldzahlung. Um wenigstens letzteres zu vermeiden, haben wir einen Tipp für unsere Leser.

Taxi ist wertvoll, unter anderem auch deshalb, weil man sich als Fahrgast darauf verlassen kann, dass die Fahrer die gesetzlichen Vorgaben zur Personenbeförderung erfüllen, und sie unter anderem den Nachweis zur gesundheitlichen Eignung erbracht haben. Zudem kann sich der Staat darauf verlassen, dass die Fahrer sozialversicherungspflichtig angemeldet sind.

Wenn ein neuer Fahrer ohne Verzögerung mit der Arbeit beginnen soll, ist eine „Sofortmeldung“ nötig. Neue Arbeitnehmer, egal ob Festangestellt oder Aushilfe, müssen – auf Basis der Pflicht zur Sofortmeldung, die eben auch für das gesamte Transportgewerbe gilt – schon vor dem ersten Arbeitsantritt bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Grund dafür ist, dass auch das Transportgewerbe als schwarzarbeitsgefährdet gilt.

Damit diese unternehmerische Pflicht auch den Neulingen bewusst ist, wird sie gerne von den IHK-Prüfern bei der Unternehmerprüfung abgefragt. Die Zusatzfrage bei diesen IHK-Prüfungen ist dann regelmäßig, was der künftige Unternehmer denn tut, wenn er oder sie am Wochenende noch schnell jemanden Neues engagiert hat. Kann man dann seiner Meldepflicht auch abends oder am Wochenende nachkommen? Die richtige Antwort darauf war und ist, dass das geht und dass es dafür eine Internetseite gibt, das SV-Net.

Diese Frage muss allerdings dringend aktualisiert werden, denn wer unter dem Suchbegriff SV-Net auf die entsprechende Website gelangt, stößt dort auf folgenden Hinweis: „Der Betrieb von sv.net wurde inklusive des Supports zum 30.06.2024 final eingestellt. Für die Abgabe elektronischer Meldungen an die Sozialversicherungsträger steht Ihnen das SV-Meldeportal zur Verfügung. Auf der begleitenden Internetseite finden Sie alle Informationen rund um die Registrierung und die Nutzung des SV-Meldeportals“. Und es gibt sogar ein SV-Net Abschiedsvideo!

O.k., SV-Net heißt jetzt SV-Meldeportal. Kein Problem, oder? Wer sich dann aber beim SV-Meldeportal registrieren will, weil schnell noch die neue Aushilfe für die anstehende Nachtschicht gemeldet werden muss, der wird feststellen, dass er nicht mit der deutschen Bürokratie gerechnet hat. Die notwendige Unternehmensnummer ist vielen vielleicht noch geläufig, aber hat man erst mal den Link zur Registrierung im neuen SV-Meldeportal gefunden, stößt man auf folgende Nachricht: „Achtung! Ohne ELSTER-Organisationszertifikat können Sie sich nicht am SV-Meldeportal registrieren. Bitte registrieren Sie sich in diesem Fall zunächst bei ELSTER, um ein entsprechendes Organisationszertifikat zu erhalten.“

Viele Unternehmen verfügen natürlich über ihren Elsterzugang zum Finanzamt. Wo aber auf ihrem Rechner dann das Elster-Organisationszertifikat zu finden ist, ist deswegen vielen noch lange nicht bewusst. Andere Taxler überlassen die Finanzbuchhaltung sowieso ihrem Steuerberater oder einem Freund oder Familienmitglied, und diese sind dann schon mit der simplen Anfrage nach der Elster-Registrierung überfordert.

Und selbst wenn alle Daten vorliegen, muss für die Aktivierung des SV-Meldeportals zunächst noch ein Zugang freigeschaltet werden, und dazu muss zunächst eine Gebühr entrichtet werden. Das alte SV-Net war noch gratis nutzbar. Seit Oktober 2024 sind für das SV-Meldeportal jedoch minimal 36 Euro für eine Laufzeit von drei Jahren per Vorkasse zu entrichten. Anschließend muss dann auf eine Bestätigungs-Mail gewartet werden, dass das Geld eingegangen ist. Die aber kommt in der Regel erst am folgenden Werktag, in jedem Fall aber nicht „sofort“.

Wer also im Regelfall neue Mitarbeiter vom Steuerberater oder anderen Menschen über die Lohnbuchhaltung anmelden lässt, der oder die kommt genau für den Sonderfall ins Schleudern, für den das SV-Meldeportal eigentlich – wie in der Prüfung gelernt – gedacht ist. Wer „Sofort“, also kurzfristig, einen neuen Mitarbeiter anmelden will, der wird im Zweifel scheitern. Dies nämlich gelingt mit der genau dafür bereitgestellten Internetpräsenz inzwischen nur, wenn man sich dort schon zuvor gelegentlich registriert hat.

Ohne Sofortmeldung im SV-Meldeportal, immerhin die einzige verfügbare Option zur Sofortmeldung für Menschen, die keinen Zugang zu ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm haben, ist man eben nicht zu einer Sofortmeldung in der Lage. Man kann seiner Sofortmeldepflicht nicht mehr ordentlich nachkommen. Und wenn der neue Mitarbeiter trotzdem aufs Auto darf und gleich in der ersten Schicht beispielsweise vom Zoll kontrolliert wird, dann kann das berechtigterweise als bußgeldpflichtigen Verstoß gegen die Sofortmeldepflicht bewerten werden.

Einzige Chance auch und gerade für kleinere Unternehmen ist somit eine frühzeitige Registrierung im SV-Meldeportal, bevor es dann wirklich benötigt wird, die Zahlung von 36 Euro inklusive. Dieser Tipp für alle Taxi- und Mietwagenunternehmer hätte es verdient, auch in den Fachkunde-Lehrbüchern aufzutauchen – und darf dann auch gerne von den IHK-Prüfern abgefragt werden.

Das SV-Meldeportal ist im Übrigen auch noch für Meldungen gedacht, die aus welchen Gründen auch immer nicht über das normale Lohnabrechnungsprogramm realisiert werden können. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn kalenderjahr übergreifend rückwirkend Korrekturen gemeldet werden müssen oder wenn noch nachträglich Entgeltnachweise versandt werden sollen. Kleiner Tipp dazu: Wer es irgendwie vermeiden kann, sollte sich nicht an solchen Meldungen im SV-Portal versuchen, denn hier haben Bürokraten gewütet, die nicht das Bedürfnis hatten, es ihren Nutzern einfach zu machen. Stattdessen galt wohl dabei das Motto: „Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht.“ rw

Beitragsbild: Remmer Witte