Die Kassennachschau ist kein Hexenwerk. Für Nutzer des INSIKA-Verfahrens ist sie nur mit wenigen Umstellungen verbunden.
Zu dieser Erkenntnis kommt im Rahmen des GVN-Infotags am 18.August Gerrit Kuhlendahl, Geschäftsführender Gesellschafter des Abrechnungsdienstleisters Tesymex aus Hamburg. Sein Unternehmen war an der Entwicklung des INSIKA-Verfahrens bei der Physikalisch Technischen Bundesanstalt PTB beteiligt.
Die bei einer Kassennachschau geforderte Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle werden im Taxameter erfasst. Der Geldbeutel des Fahrers gilt hierbei als offene Kasse und dürfte laut Einschätzung von Kuhlendahl bei einer Kassennachschau nicht relevant sein.
Als Kassenersatz dient der Taxameter. Fahrt- und Schichtdaten ersetzen die Daten des Einzelcoupons und müssen daher aufbewahrt werden. Entscheidend sei daher, dass die hier erfassten Umsatzdaten den Vorgaben entsprechen. Abrechnungsdienstleister können hier behilflich sein. „Durch ein Zusammenspiel zwischen Software und Taxameter können die Daten sauber ausgegeben werden“, betont Kuhlendahl und stellt hinsichtlich der INSIKA-Daten klar: „Bei INSIKA sind Anfangs- und Enddaten signiert vorhanden.“
Als Vorteil eines solchen digitalen Datenzugriffs von überall her sei laut Kuhlendahl sicherlich auch zu sehen, dass man kein Taxi zur Auslese zum Betriebssitz bestellen muss. Wichtig und neu: Unternehmer sollten darauf achten, jederzeit auch Nebenbelege wie beispielsweise Tankquittungen vorlegen zu können. Ein Kassenabschluss sollte täglich durchgeführt werden, immer verbunden mit der Kontrolle, dass der Soll- und Istbestand übereinstimmen.
Nach der Abrechnung mit dem Fahrer sollte diese als Tagesabrechnung sofort in die Kasse gebucht werden. „Hier kann Ihnen ihr Datendienstleister helfen“, bietet sich Kuhlendahl an.
Unterstützung erhalten Taxiunternehmer auch bei der gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt der Datenabgabe beim Finanzamt. Dienstleister würden diese Daten verlustsicher aufbewahren.
Zur aktuellen Unsicherheit, ob das INSIKA-Verfahren tatsächlich von der Politik anerkannt wird, positioniert sich Kuhlendahl eindeutig pro INSIKA: „Das System erfüllt alle Anforderungen.“ Der kleine Unterschied, bei dem es bisher nicht ganz konform lief, habe sich mittlerweile auch geklärt: „Einer der wesentlichen Kritikpunkte des BSI war der Umstand, dass die „alten“ TIMs nur mit 256er Hashcodes arbeiteten. Dies wurde in den neuen Versionen geändert.
Im Hinblick auf die Kassennachschau sieht Kuhlendahl ebenfalls INSIKA als zielführend: „Bei der Kasse müssen die Daten unveränderlich vorgehalten werden. Letztlich muss man aber auch konstatieren, dass TIM/INSIKA derzeit das einzige System ist, welches die Anforderungen der gesetzlichen Vorgaben wenn nicht gar vollständig dann zumindest zu weit über 90 % erfüllt.“ jh
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