Der TSE-fähige Taxameter ist bestellt, aber wie geht es weiter? Was muss ich noch tun und was kann ich dann selbst damit anfangen? Mit der TSE-Pflicht steht der Aufbruch des Taxigewerbes in die digitale Welt unveränderbar signierter Einnahmeursprungsaufzeichnungen unmittelbar vor der Tür. Jetzt geht es also nur noch um die Detailfragen zur konkreten Umsetzung im Betrieb. Taxi Times beantwortet nachfolgend die häufigsten Fragen.
Frage 1: Kann ich die TSE selber einbauen und muss ich danach zum Eichamt? Letztendlich ist die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) einer Speicherkarte ähnlich, die lediglich in den Taxameter oder eine im Fahrzeug verbaute Zusatzbox gesteckt wird. Das kann natürlich auch jeder selbst erledigen. Muss konstruktionsbedingt allerdings die Eichplakette zerstört werden, um die Karte zu stecken, kommt man um einen erneuten Besuch beim Eichamt nicht herum. Dies kann auch der Fall sein, wenn der Taxameter fest verbaut ist und man ohne zerstörte Eichplakette einfach nicht an den Schlitz herankommt. Wer dagegen eine Cloudlösung gewählt hat, nutzt lediglich eine virtuelle TSE und muss weder etwas tun noch zum Eichamt.
Frage 2: Was muss ich tun, um die eingebaute TSE beim Finanzamt zu melden bzw. wie kommt man als Unternehmer an die EriC- oder Elster-Schnittstelle? ERiC (ELSTER Rich Client) plausibilisiert Steuerdaten und übermittelt diese verschlüsselt über eine sichere Verbindung an die Annahmeserver der Finanzverwaltung. ERiC ist also eine Software und tritt dem Benutzer gegenüber nicht in Erscheinung, sie ist nur für Programmierer relevant. ELSTER ist dagegen die Schnittstelle, über die heutzutage die gesamte Online-Kommunikation mit den Finanzbehörden läuft. Den Elsterzugang kann jeder Steuerpflichtige für sich bzw. sein Unternehmen freischalten lassen.
Nicht nur Taxler, sämtliche TSE-Nutzer müssen den Finanzbehörden dabei über ihren personalisierten Elster-Zugang melden, welche TSE (Seriennummer) sie nutzen und wo sie sie einsetzen. Dies geht ausschließlich online über den ELSTER-Zugang. Alternativ lässt sich diese Aufgabe auch an einen Steuerberater übertragen. Verdächtig macht sich an dieser Stelle jeder, der nicht vollständig und lückenlos dokumentieren kann, dass alle seine Kassen (also Taxis) mit einer TSE ausgestattet waren. Jedwedes Chaos wird sich hier gegen den Unternehmer drehen.
Frage 3: Wo speichere ich die signierten TSE-Daten ab? Einerseits bieten die meisten Hersteller die Speicherung mit an und werden diesbezüglich auch zuverlässige Optionen wählen. Zusätzlich bieten sie über eigene Softwarelösungen wie beispielsweise das Hale-Datencenter auch Zugriff auf die Daten. Andererseits weiß niemand, was morgen ist. Daher macht es Sinn, dass jeder TSE-Nutzer seine Daten zusätzlich auch selber speichert, sicher ist sicher. Die Finanzbehörden erwarten in jedem Fall, dass man selbst dafür sorgt, dass die eigenen Daten verfügbar sind. Ob man diese Aufgabe dann an einen mehr oder weniger zuverlässigen Dritten übertragen hat, interessiert das Finanzamt nicht. Hat man jedoch keine Daten, dann wird man aller Voraussicht nach geschätzt.
Frage 4: Darf ich die signierten Daten nacharbeiten und wie mache ich das? Wer die signierten Daten nacharbeiten möchte, kann dies jederzeit tun. Die Finanzbehörden erwarten allerdings für jede Korrektur des signierten Datensatzes auch eine nachvollziehbare Dokumentation, was dort warum und mit welcher Legitimation geändert wurde. Daher sind solche nachträglichen Korrekturen mit viel Aufwand verbunden und werden in der Regel nicht dem Gewinn gerecht, den man durch die Korrektur erzielen kann. Daher macht es viel mehr Sinn, die Fahrerinnen und Fahrer so zu schulen, dass sie möglichst gleich von Anfang an die richtigen Fahrpreise im Fahrzeug eingeben können, schon bevor diese von der TSE-signiert werden. Noch besser ist ein Vermittlungssystem, welches Festpreise gleich mit übermittelt und auch das Fahrpersonal von dieser Aufgabe entbindet.
Wer seine Einnahmen in der Regel über Taxameterfahrpreise erzielt, muss dabei lediglich die wenigen Ausnahmen wie Kurierfahrten oder ähnliche Sonderfälle berücksichtigen. Wer der Versteuerung aber oft außertarifliche Fahrpreise zugrunde legt – beispielsweise über Sondervereinbarungen für Kranken-, Schüler-, Fern-, Kurier- oder auch steuerfreie Auslandsfahrten -, der tut sich einen großen Gefallen, wenn diese Fahrpreise nicht erst nachträglich vom Büro ermittelt und nachbearbeitet werden. Vielmehr sollten diese Sonderfälle auch schon den Kollegen im Fahrzeug bekannt sein, damit diese sie direkt korrekt eingeben können, noch bevor die TSE sie signiert. Ob und wie das ggf. geht, ist von System zu System sehr unterschiedlich. Am besten ist es natürlich, wenn solche Fahrpreise gleich elektronisch an die TSE übermittelt werden.
Nicht vergessen werden sollten dabei solche Aufträge, die bisher ganz ohne elektronische Registrierung abgewickelt wurden. Die zukünftig daraus folgenden Plausibilitätsfragen zu vermeintlichen Leerkilometern sollten ebenfalls von Anfang an verhindert werden, in dem auch diese Fahrten zukünftig registriert werden. Notwendige Umstrukturierungen im Betriebsablauf brauchen Zeit. Deswegen macht es gerade für solche Unternehmen Sinn, die viele Fahrpreiskorrekturen in Relation zum Taxameterfahrpreis erwarten, die neuen Taxameter nicht erst zum Jahreswechsel einbauen zu lassen, sondern möglichst schon etwas früher. So können sich die neuen Abläufe schon peu á peu vorher einschleifen und ab dem Jahresbeginn 2026 sind dann saubere Datensätze verfügbar.
Frage 5: Was sind die Vor- oder Nachteile der Direktsignierung über den Taxameter oder der Signierung in der Cloud? Auch wenn es sich zunächst komisch anfühlt, weil die Daten erst in die Cloud müssen, bevor sie dort virtuell signiert und gespeichert werden, eigentlich ist die Cloud die flexiblere und zuverlässigere Lösung. Wird erst in der Cloud signiert, dann dürfen darüber hinaus Einnahmenursprungsaufzeichnungen von verschiedenen Geräten an die Cloud übermittelt werden, eine TSE reicht für alle aus. Die Cloud lässt also unterschiedliche Datenquellen zu, während der Taxameter zunächst davon ausgeht, dass sein Taxameterfahrpreis der speicherungsrelevante Fahrpreis ist. Dies ist erheblich benutzerfreundlicher. So muss niemand mehr den Taxameter davon abhalten, den dort erzeugten Fahrpreis an die TSE zu übermitteln, da der andere Fahrpreis systemintern von vorn herein priorisiert wird.
Ein weiterer Vorteil der Cloud ist, dass die TSE hier nicht als Hardware verbaut ist, die regelmäßig getauscht und erneuert werden muss. Das spart Geld für die Hardware, aber auch bei den möglichen Eichgebühren. Ansonsten schenken sich beide Lösungen nicht viel und den Prüfern wird es herzlich egal sein, wo die Daten signiert wurden, solange lückenlos vollständige plausible Datensätze vorzufinden sind.
Frage 6: Was habe ich als Unternehmen eigentlich von dem ganzen TSE-Kram? Ob Cloud oder TSE-Hardware, in jedem Fall ist der zusätzliche Komfort nicht zu unterschätzen, welchen die zukünftig ja stets vollständig gespeicherten Daten für die Unternehmen bieten. Mit dem Zugriff beispielsweise auf das Hale-Daten-Center oder auch die Cloud lassen sich viele interne Nacharbeiten oder Überprüfungen im Unternehmensalltag erheblich einfacher erledigen. Mit wenigen Klicks lässt sich beispielsweise nachvollziehen, wer vor zwei Monaten mit Taxi XY unterwegs war, wenn die Bußgeldstelle wegen eines Blitzerfotos nachfragt, wer Oma Harms letzte Woche nach Dortmund gebracht hat oder wie viel Wartezeit bei der Krankenfahrt vor acht Monaten dabei war.
Ein zweiter Vorteil ist, dass Prüfungen durch das Finanzamt zukünftig erheblich schneller und unspektakulärer möglich sind, da der Prüfer gar nicht mehr ins Haus kommen muss. Und vollständig gespeicherte plausible Daten werden in der Regel auch keinen anderen Schluss mehr zulassen, als dass in diesem Betrieb alles in Ordnung ist. Die Prüfungen sind dann schnell abgeschlossen. Ob die so gesparten Kapazitäten dann allerdings finanzamtsintern dafür genutzt werden, auch die Mitbewerber zu prüfen und so einen faireren Markt zu gewährleisten, bleibt natürlich abzuwarten. rw
Hinweis der Redaktion: Taxi Times berichtet seit mehreren Jahren über das Thema TSE. Zu finden sind all diese Beiträge unter diesem Link.
In der in Kürze erscheinenden Print-Ausgabe 2. Quartal der Taxi Times werden zudem weitere Fragen beantwortet, unter anderem, welche Bußgelder zu erwarten sind.
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Beitragsfoto: Remmer Witte basierend auf der ETM-Intax-Aktionskunst.jpg
Mal ehrlich: Die Frage „Was hab ich als Unternehmer eigentlich von diesem ganzen TSE-Kram?“ ist für mich längst beantwortet – nämlich nix mit Komfort, sondern vor allem mehr Bürokratie und Aufwand mit Fahrpersonal, insbesondere dann, wenn man Rentner beschäftigt. Für uns Unternehmer bedeutet das erstmal Mehrarbeit ohne Ende – und für die Fahrer, insbesonder Aushilfen und Rentner sind’s zusätzliche Hürden, die eher nach einem Unternehmen ohne diese Ausschau halten.
Wer wie wir zu 90 % Rechnungsfahrten macht, darf erstmal jede einzelne Fahrt nachträglich anpassen. Und das ist nicht nur lästig, sondern in manchen Fällen vorab per Preiseingabe am Taxameter nicht machbar, da die Preise nicht bekannt sind. Bei Krankenfahrten oder spontanen Entlassungen kann der Fahrer gar nix berechnen – das muss alles im Nachhinein machen. Ich darf dann also schön die Kilometer vom Betrieb zum Krankenhaus, zum Wohnort vom Patienten und wieder zurück zusammenrechnen und das Ganze nach dem gültigen Tarif berechnen. Im Auto? Unmöglich. Das kann von keinem Fahrer erwartet werden, erst recht nicht zwischen den Fahrten.
D.h.: Eine direkte Preiseingabe ist oft gar nicht möglich – und bei wem verbleibt dann der zusätzliche bürokratische Aufwand? Dabei sollte das Ganze doch angeblich komfortabler werden. Stattdessen wird’s einfach nur bürokratischer und komplizierter – Prüfer haben es sicherlich irgendwann mal einfacher, aber TSE bringt mir nur doppelte Arbeit. Sinnvollerweise wäre eine Aufzeichnung der Bareinnahmen per TSE und die parallele Dokumentation der Rechnungsfahrten nach Rechnungsausgangs-Ordner für mich als Unternehmer von Vorteil. Das wäre sicherlich auch im Sinne einer ordungsgemäßen Buchhaltung und könnte ebenso sicher durch den Betriebsprüfer überprüft werden. Mit Bürokratieabbau hat die Nachbearbeitung digital gespeicherter Taxameterdaten nichts zu tun, eine Nachbearbeitung oder Abänderung vom Taxameter erfassten Preise entspricht meiner Meinung auch nicht dem Sinn einer ordentlichen Buchführung. Hier sollten erst mal entsprechend Vorrausetzungen geschaffen werden, beispielsweise Krankenfahrtentarife per Knopfdruck am Taxameter ermöglichen. Dann und nur dann könnte das ganze auch komfortabler für alle Beteiligten sein.
Dein Einwand ist schon sehr merkwürdig. Denn die Dinge, die du als Zusatzarbeit bezeichnest, müsstest du auch ohne TAE ausnahmslos leisten. Halt bur mit dem Kugelschreiber.
Ich verstehe deinen Punkt – ja, vieles musste früher auch schon dokumentiert werden, aber genau das ist ja der Kern des Problems: Was früher per Hand flexibel und situationsangepasst vom Fahrer bereits im Fahrzeug erledigt werden konnte, wird jetzt durch die TSE und digitale Vorgaben unnötig für die Fahrer und den Unternehmer verkompliziert und unflexibel gemacht.
Ein Fahrer konnte früher z. B. eine Entlassungsfahrt notieren und ich habe später den korrekten Preis berechnet, dem Kunden in Rechnung gestellt – fertig. Jetzt aber soll alles vor Rechnungsstellung erfasst werden – mit Preis per Kassentarif berechnet werden etc. – obwohl das in vielen Fällen schlicht im Taxi nicht möglich ist. Der digitale Zwang erleichtert uns nicht die Arbeit, obwohl wir durch Digitalisierung entlastet werden sollten und verlagert die Arbeit nicht ins System, sondern zurück auf den Unternehmer.
Also: Ja, Aufzeichnungspflichten gab’s früher auch. Aber jetzt sind diese, unpraktischer und vor allem realitätsfremder. Das kann man doch nicht einfach mit „Das war doch schon immer so, musste man nur mit dem Kugelschreiber leisten“ abtun.
Dirk Schwartz hat recht – uns bringt’s gar nix! Ein weiteres Outsourcen staatlicher Aufgaben auf den Mittelstand. Die Piraten haben einmal plakatiert: Mehr Bürokratie wagen! Dem ist nichts hinzuzufügen.