Es wird in der Praxis selten so gelebt, aber auch die „Kellnerbörsen“ von Dienstleistern, wie z.B. Taxi- und Mietwagenfahrern, waren für die Finanzbehörden bisher eigentlich eine Kasse und darüber eingenommene Trinkgelder waren danach grundsätzlich auch aufzeichnungspflichtig. Diese Aufzeichnungspflicht wird nun vereinfacht.
Im März 2025 hat das Bundesfinanzministerium eine wichtige Entscheidung veröffentlicht, die nicht nur viele Gastronomen und Hoteliers freuen dürfte, sondern auch im Taxi und Mietwagengewerbe zumindest etwas mehr Rechtssicherheit schafft. Die bisherige, grundsätzliche Aufzeichnungspflicht für Trinkgelder wurde rückgängig gemacht. Dies stellt eine bürokratische Erleichterung für viele Dienstleister da, die insbesondere in Bezug auf die Kassenführung häufig im Fokus von Betriebsprüfungen stehen.
Trinkgelder sind im Dienstleistungsgewerbe ein häufiges Thema bei solchen Prüfungen. Zum einen wird gerade bei selbstfahrenden Unternehmern im Taxi- und Mietwagenbranche gern geprüft, ob diese ihrer Steuerpflicht für persönliche Trinkgelder auch ordentlich nachgekommen sind. Die Steuerfreiheit von Trinkgeldern gilt in Deutschland nämlich nur für Arbeitnehmer, Unternehmer haben sie dagegen mit 19 Prozent voll zu versteuern. Wer auch nur gelegentlich selber Fahrgäste befördert, aber keine entsprechenden Trinkgeldeinnahmen über die Fahrentgelte hinaus versteuert hat, macht sich so maximal unglaubwürdig.
Ein weiteres Prüfungsthema war – mehr noch in der Gastronomie als im rollenden Gewerbe – regelmäßig die generelle Aufzeichnungspflicht der Trinkgelder. Die Gastronomie steht hier noch mehr im Fokus als die Taxibranche, da Trinkgelder in dieser Branche ja häufig kommissarisch vom Unternehmen vereinnahmt und nach bestimmten Schlüsseln an die gesamte Belegschaft ausgeschüttet werden. Ursprünglich hatte das Bundesfinanzministerium hierzu festgelegt, dass sämtliche Trinkgelder an Arbeitnehmer, die bar übergeben werden, als Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen seien. So sollte die Kassensturzfähigkeit gewährleistet werden, nach der Soll- und Ist-Bestand jeder Kasse jederzeit übereinstimmen müssen. Dies aber ist im Gastro- oder auch Taxialltag natürlich fast ein Ding der Unmöglichkeit.
Im März diesen Jahres gab es nun eine erfreuliche Änderung im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) und das Bundesfinanzministerium ist von der generellen Aufzeichnungspflicht für Trinkgelder an Arbeitnehmer abgerückt. Dienstleistungsbetriebe müssen jetzt nicht mehr generell alle gewährten Trinkgelder sofort detailliert aufzeichnen, falls diese nicht mit den betrieblichen Einnahmen vermischt werden. In bestimmten Fällen bleibt es allerdings auch weiterhin bei der Aufzeichnungspflicht, wenn Trinkgelder per EC- oder Kreditkarte geleistet werden. Da diese unbaren Trinkgelder ja auf das Geschäftskonto des Unternehmens eingezahlt und erst später an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden, bedarf es hier auch weiterhin einer detaillierten Aufzeichnung. Die Unternehmen können somit nur so sicherstellen, dass die Trinkgelder korrekt von den betrieblichen Einnahmen getrennt werden.
Leider bleibt nach wie vor unklar, ab wann genau es in Fällen von bar gezahlten Trinkgeldern zu einer Vermischung von Trinkgeld und Betriebseinnahmen kommt. Wo also endet die Hand, die kassiert und wo beginnt die offizielle Kasse. Obwohl gerade dieser Fall häufig für Diskussionsstoff bei Betriebsprüfungen zumindest in der Gastronomie sorgt, finden sich hierzu keine Hinweise in der Veröffentlichung des Ministeriums. Die Kassensturzfähigkeit ist aus Sicht der Finanzbehörden hier natürlich eine heilige Kuh, bei der immer gewährleistet sein soll, dass der Soll- und Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen. Daher raten Steuerberater auch nach wie vor dazu, vorsichtshalber auch bare Trinkgelder weitestgehend getrennt von der betrieblichen Kasse aufzubewahren.
Der Aufwand für die Kassenführung wird mit dieser Neuregelung immerhin deutlich verringert, da Trinkgelder nicht mehr ständig aufgezeichnet werden müssen, zumindest, wenn sie in bar gegeben werden und keine Vermischung mit den Betriebseinnahmen erfolgt. Die Rücknahme der Aufzeichnungspflicht für Trinkgelder an Arbeitnehmer ist also schon eine große bürokratische Erleichterung vor allem für die Gastronomie. Natürlich bleibt es trotzdem für alle Dienstleister wichtig, auf die korrekte Handhabung der Kassenführung zu achten, spätestens, wenn Trinkgelder in Unternehmerverantwortung mit betrieblichen Geldern vermischt werden.
Beim Dauerbrenner Trinkgeld bei Kartenzahlung ändert sich dementgegen nichts bis auf die Tatsache, dass die Finanzbehörden nunmehr auch offiziell anerkannt haben, dass es überhaupt unbare Trinkgelder geben kann. Mittlerweile ist es ja fast überall möglich, auch bei Kartenzahlung ein Trinkgeld zu geben, daher ist dieser Schritt ebenfalls sehr erfreulich. Alle gängigen Kassensysteme sind mittlerweile auf das bargeldlose Zahlen von Trinkgeld vorbereitet. So spart man sich nicht nur den Weg zum Geldautomaten, sondern muss auch nicht mehr bei jedem Bezahlvorgang mit Bargeld hantieren. Allerdings landet das Geld erst einmal auf dem Konto des Unternehmens und insofern ist die Anforderung der Finanzbehörden hier auch folgerichtig, um eine sachlich korrekte Buchführung gewährleisten zu können.
Ob das Trinkgeld dann im vollen Umfang beim persönlichen Dienstleister ankommen wird, lässt sich in der Regel auch für den Kunden schon auf dem Beleg kontrollieren. Statt den üblichen 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer für die in Anspruch genommene Leistung ist auch dieses Trinkgeld steuerfrei. Das System muss also zwischen den beiden Beträgen unterscheiden. Daher sollte der Rechnungsbetrag mit Mehrwertsteuer und das Trinkgeld ohne MwSt. separat auf dem Beleg aufgeführt werden. Das Unternehmen zahlt dann Trinkgeld spätestens mit der Monatsabrechnung an den Fahrer aus und die Finanzbehörden können auch im Nachhinein problemlos nachvollziehen, wie hoch der Trinkgeldanteil jeweils war.
Fazit: „Und sie bewegt sich doch“ stellte schon Galileo Galilei fest – dies lässt nun erfreulicherweise auch auf die Finanzbehörden übertragen. rw
Beitragsfoto: Remmer Witte basierend Pixabay
