Die Arbeitsagentur hat FAQ (häufig gestellte Fragen und die Antworten) für Kurzarbeitergeld-Abschlussprüfungen veröffentlicht.
Das Thema KuG-Abschlussprüfung rollt jetzt auf alle Unternehmen zu, die diesen Schutzschild zur Krisenbewältigung nutzen oder genutzt haben. Die Arbeitsagenturen handeln beim Thema Kurzarbeit prinzipiell sehr pragmatisch, denn sie nehmen richtigerweise einfach mal an, dass Bürokratiehemmnisse keinen Platz haben, wenn tatsächlich eine Krise ansteht. Daher wird Kurzarbeit auf Antrag zunächst stets ohne große Kontrollen genehmigt, solange zumindest die Grundvoraussetzungen nachgewiesen werden können, und es wird erst beim Abschluss genauer hingeschaut. Die Bundesagentur hatte in ihrer Geschichte allerdings noch nie eine solche Menge von Prüfungen durchzuführen wie jetzt mit der Corona-Krise. Daher versucht man dort wohl schon im Voraus, diese Prüfungen vorzubereiten, um sie dann mit relativ geringem Aufwand pro Prüfungsfall bewältigen zu können.
Wie der Verband Verkehrsgewerbe Rheinland, kurz MOLO, mitgeteilt hat, hat die Bundesagentur für Arbeit (BA) auf ihrer Website einen Fragenkatalog (FAQ) veröffentlicht. Hier teilt sie beispielsweise mit, dass die Abschlussprüfungen durchaus auch nach Aktenlage entschieden werden können, ein Besuch im Betrieb oder Lohnbüro sei absolut nicht zwingend. Noch differenzierter widmet sich eine Veröffentlichung des Arbeitgeberverbandes BDA dem Thema, richtet sich aber wohl eher an größere Betriebe.
Die Kernfrage ist sicherlich, was denn bei einer Abschlussprüfung genau geprüft wird, deswegen hier die Antwort der BA im genauen Wortlaut:
„Die Agentur für Arbeit wird Sie bitten, verschiedene Unterlagen einzureichen oder wird diese vor Ort einsehen. Folgende Unterlagen werden unter anderem für die Abschlussprüfung benötigt:
– Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto – diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden;
– Entgeltabrechnungen – das heißt: Gehalts- oder Lohnabrechnung;
– Die Einzelvereinbarung mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit;
– Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge;
– Urlaubsplan oder Urlaubsliste.
Mit den Prüfungen möchte die BA sicherstellen, dass die Leistungen in der korrekten Höhe ausgezahlt wurden. Dazu prüft sie etwa:
– die korrekte Berechnung des Soll-Entgeltes und des Ist-Entgeltes;
– den Abbau von ungeschützten Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld;
– die Verwendung von Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld;
– ob die Entgelte für Feiertage korrekt ermittelt wurden;
– ob Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis beendet wurde.“
Die Anforderungen an den dafür notwendigen Arbeitszeitnachweis werden wie folgt definiert: „Arbeitszeiten können schriftlich oder digital aufgezeichnet werden. Eine Liste nur mit Angabe der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend. Es ist in jedem Fall eine Aufstellung von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der Arbeitszeit erforderlich.“ Allerdings gilt dies ausdrücklich nur für diejenigen Mitarbeiter, die Leistungen erhalten haben, denn es wird keine generelle Betriebsprüfung durchgeführt. Auch Aushilfsfahrer*Innen oder Rentner sind somit nicht betroffen. Die Formulierung „ungeschützte Arbeitszeitguthaben“ oder die erwünschte „Verwendung von Urlaub“ bezieht sich aufgrund der erleichterten Regelungen zu Kurzarbeit sowohl für das Jahr 2020 als auch für das Jahr 2021 eindeutig nur auf Resturlaube aus dem jeweiligen Vorjahr oder Überstunden in maßgeblichem Umfang.
Gerade der letzte Punkt in der Liste verweist jedoch noch einmal auf eine besondere Falle im Rahmen der Kurzarbeit, denn gekündigte Mitarbeiter*Innen scheiden mit dem Tag der Kündigung – egal ob arbeitnehmer- oder arbeitergeberseitig – automatisch aus der Kurzarbeit aus. Diese Regelung wird gern übersehen, denn zwingend logisch erscheint sie nicht unbedingt. Kündigt ein Mitarbeiter also ordentlich Ende März zu Ende Juni, weil er dann einen neuen Job anfangen will, ist der Lohn für die verbleibenden drei Monate allein vom Arbeitgeber aufzubringen und für diesen Zeitraum fälschlicherweise gewährtes KuG ist ohne Wenn und Aber komplett zurückzuzahlen. Wird die schriftliche Kündigung dagegen erst am 30. Juni zum 30. Juni eingereicht, also fristlos gekündigt, ist er im selben Zeitraum noch komplett KuG-berechtigt.
Wie immer gilt auch beim Thema Prüfung: Wer sich gleich bei der ersten Anfrage der BA kooperativ zeigt und alle Unterlagen sachgerecht und bestenfalls digital zur Verfügung stellen kann, wird diese Prüfung schnell hinter sich haben. Gibt es allerdings erst mal Grund zu Detailfragen, könnten diese Prüfungen sehr unangenehm werden, denn der Druck auf die Prüfer wird gewaltig sein, und für die Betriebe geht es schnell um sehr viel Geld. rw
Beitragsbild: Remmer Witte
