Digitale Belegerzeugung – ein möglicher Game-Changer

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Auf der Europäischen Taximesse gab es gleich bei mehreren Anbietern den digitalen Beleg zu bestaunen. Diese Lösungen wurden jetzt erstmals präsentiert und könnten nun endlich Bewegung in das leidige Quittungsthema bringen.

Mit Hale hatte auch der wohl wichtigste Taxameter-Hersteller schon seit Längerem eine Lösung angekündigt, mit der sich die die Produktion von Papierbergen trotz nach wie vor bestehender Belegerzeugungspflicht verhindern lässt.

Im Rahmen der seit knapp vier Jahren gültigen Kassensicherungsverordnung werden sowohl Taxameter als auch Wegstreckenzähler als Kasse definiert. Diese Neueinstufung bescherte der Branche ein technisches Update bei den zu digitalisierenden Einnahmeursprungsaufzeichnungen, welches aus Sicht der Finanzbehörden die Karten bei Betriebsprüfungen ganz neu mischen soll. Etwas krude kamen dabei bisher die Regelungen zur Quittungsausstellung daher, da man dann – aber nur dann – verpflichtet sein sollte, eine solche zu drucken, wenn ein Drucker vorhanden ist.

Wer also einen Drucker hat, sollte immer drucken müssen, egal, ob der Kunde danach fragt oder nicht. Wer keinen hatte, der konnte – aber musste nur auf Kundenwunsch – eine handschriftliche Quittung erstellen. Wo im Fahrzeug also ein Drucker verbaut ist, dort sollte zukünftig ca. alle 50 Fahrten eine neue Druckerrolle eingelegt werden müssen, denn so ein ordentlicher Kassenbeleg mit QR-Code ist ca. 25 cm lang, und es sind ca. zehn bis zwölf Meter auf so einer Thermopapierrolle. In der Konsequenz würde sich zukünftig wohl kaum ein Taxler noch solch einen Drucker einbauen, obwohl dessen Nutzen ansonsten absolut außer Frage steht, zumal solche Belege ja auch intern als Fahraufträge nutzbar sind. Die antiquarischen handschriftlichen Quittungen blieben der Branche so bis ans Ende ihrer Tage erhalten. Modern, digital und auch seriös geht anders – Uber & Co. lachten sich wohl schon ins Fäustchen.

Es gibt allerdings einen Ausweg, denn der Beleg darf gemäß Kassensicherungsverordnung alternativ auch „mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden“. Hier aber fehlte bisher noch die technische Umsetzung für diese Option auch im mobilen Taxi oder Mietwagen. Nun hat Marktführer Hale die Erzeugung des Beleges zusätzlich digitalisiert, so dass Kunden alternativ zur handschriftlichen oder ausgedruckten Quittung eben auch einen digitalen Beleg im Taxi erhalten können. Auch FMS und Digitax präsentierten diese Lösung auf der Messe. Damit steht einem endgültigen Aus der anachronistischen handgeschriebenen Quittung eigentlich nicht mehr viel im Wege.

Digitale Quittung – wie soll das gehen? Alle drei Anbieter offerieren nach Fahrtende im Display oder auf der App die Option, je nach Kundenwunsch entweder eine Quittung auf dem fahrzeugintegrierten Drucker auszudrucken, oder aber einen QR-Code zu erstellen, den der Kunde dann vom Digitax-Display oder aus der FMS- oder Hale-App auf dem Smartphone im Fahrzeug scannen kann (siehe Beitragsbild). Der Kunde verfügt so über eine digitale Quittung, die er mit verschiedenen, in den einschlägigen App-Shops verfügbaren Apps sichtbar machen kann. Die Ausstellung dieser digitalen Quittung wird ebenfalls mit TSE gesichert und kann so auch von den Finanzbehörden für Prüfungen erneut abgefragt werden.

Mit dieser Lösung sind die Ansprüche der Finanzbehörden an eine Belegerzeugungspflicht nun auch dann erfüllt, wenn kein physischer Ausdruck im Fahrzeug erfolgt – womit die Belegerzeugungspflicht nunmehr obsolet ist, da so eh für jede Fahrt ein Beleg erzeugt wird. Damit wiederum ist der Weg endlich frei, Taxen und Mietwagen mehr oder weniger flächendeckend mit integrierten Thermopapierdruckern auszustatten, ohne dass damit dann auch zwangsläufig für jede Fahrt gemäß Paragraf 146a Abgabenordnung zur der Kassensicherungsverordnung ein Beleg ausgedruckt werden muss. So kann dann mittelfristig auch das Ende der im digitalen Zeitalter vorsintflutlich wirkenden handschriftlichen Quittungen eingeleitet werden.

Die Existenzberechtigung des letztlich ja recht beliebigen Belegs in Papierform ist damit also unnötig, denn die aktuellen Thermopapierdrucker sind günstig zu haben und lassen sich in jedes System integrieren, ohne dass die Unternehmen nun noch Angst vor Papierbergen haben müssen. Parallel sollten digitale Quittungen aller Voraussicht nach auch in Taxis und Mietwagen alsbald zum Standard werden und die ausgedruckte Quittung zur Ausnahme.

Nun wäre es noch wünschenswert, wenn auch die Formulierungen in der Abgabenordnung an die digitalen Realitäten angepasst würden. Noch ist dort zu lesen: „Verfügt ein EU-Taxameter nicht über einen Belegdrucker, so kann der Beleg außerhalb des EU-Taxameters in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Die Ausstellung des Belegs kann zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Geschäftsvorfall und gegenüber einem nicht an dem Geschäftsvorfall unmittelbar Beteiligten geschehen.“

Hier sollte sich das Taxigewerbe nun selbst aus dem Sumpf ziehen und sich vollumfänglich der Digitalisierung stellen, auch wenn so mittelfristig noch Zusatzausgaben für die Unternehmen notwendig werden. Das Gewerbe kann gerade jetzt im Rahmen der anstehenden zweiten Änderungsverordnung zur Kassensicherverordnung die Forderung erheben, dass der Satzteil „außerhalb des EU-Taxameters“ zeitnah ersatzlos gestrichen wird. Dann würden – vielleicht nach einer Übergangszeit – nur noch digitale oder gedruckte Quittungen möglich sein und die handschriftliche Quittung endgültig der vordigitalen Vergangenheit angehören. rw

Beitragsbild: Hale machte auf der ETM vor, wie die Papierquittung eingespart wird. Fotos: Remmer Witte